No son pocas las horas, días y noches que el Equipo de Aperture Innovations hemos invertido para colaborar en la organización de múltiples y exitosos eventos, ni tampoco las ocasiones en las que Influencers y ejecutivos han acudido a nosotros para que les ayudemos en este menester. Por esta misma razón y porque nunca he publicado algo así en esta web, traigo hoy este artículo divulgativo con 5 claves o consejos para organizar bien un evento de tamaño medio (500-1000 asistentes) como el que organizaría cualquier Influencer. Sin más dilación, aquí van las 5 claves basadas en mi propia experiencia, espero os sean de ayuda.

1. Elabora una buena propuesta (de valor) ✔

Piensa en qué quieres ofrecer, busca si alguien más lo está haciendo (y aún más importante, si se está anunciando) y evalúa entre tus contactos, audiencia y/o clientes principales si tu propuesta interesa. El «truco» clave para que esta primera etapa salga bien es ofrecer algo que no ofrezcan los demás, por lo que la innovación tanto en temáticas como estructura o elementos adicionales será el propulsor de esta etapa.

El formato del evento (mesa redonda, networking, ponencias y/o festival) deberá ser elegido a conciencia en función de tus objetivos, imagen corporativa y tiempo), ya que no es lo mismo organizar una mesa redonda con networking para generar contactos corporativos que un festival de música para ganar público joven.

Una vez hayas creado una propuesta única, deberás validarla consultando a una muestra significativa de perfiles objetivo (valen amigos, familiares y compañeros). La pregunta a la que deberemos tener una respuesta clara es: ¿Qué tiene que tener mi evento para que vengas?

2. Elige un lugar y una fecha estratégicos 🗓

El cuándo y el dónde son dos de los factores más decisivos a la hora de asistir a un evento, por lo que debemos jugar dos de nuestras mejores cartas a la hora de elegir el lugar. En las grandes ciudades como Madrid o Barcelona hay un espacio para eventos casi por cada 4 edificios, por lo que encontrar el ideal requerirá tiempo y dinero. Y para aquellos que pensaban que para organizar un evento hacía falta invertir mucho dinero, desde luego, no será en el espacio, ya que existen miles de lugares, auditorios y restaurantes donde, negociando o llegando a un acuerdo con sus respectivos dueños, se puede conseguir el espacio totalmente gratuito. Por ejemplo, Google for Startups Campus pone sus auditorios, aulas y salas de meetups a disposición de cualquier empresa, asociación o persona que desee realizar un evento siempre que dicho sea gratuito y aporte riqueza/conocimiento a la comunidad emprendedora.

La fecha del evento es otra de las razones por la que el público que nos interesa asistirá o no a nuestro evento. No es algo fácil de determinar, pero lo que puedo asegurar es que, sí o sí, deberemos asumir un coste de oportunidad (el menor posible) al determinar una fecha final. Para elegir el momento ideal deberemos analizar los hábitos de trabajo, consumo y ocupación de nuestro público objetivo, ya que no es lo mismo preparar un evento para universitarios (que normalmente tiene clase hasta las 14:00, las tardes y fines de semana libres y no les verás por tu evento un viernes por la tarde) que para directivos de empresa (que requerirán de un aviso con mucha antelación y una asistencia casi obligada en turno de mañana). Son muchos los perfiles de distintas edades, profesiones u ocupaciones que podrían condicionar la fecha y la hora a la que celebrar el evento, por lo que deberemos estudiar las distintas variables de nuestro público objetivo para encontrar una fecha y hora que satisfaga a la mayoría.

Por lo general, los días más recomendados para realizar eventos formales son los martes y jueves por la tarde (17:30-21:00) y para informales los jueves o viernes a media tarde (18:00-20:00).

También es de vital importancia estudiar si se celebra algún otro evento importante que pudiera quitarnos audiencia (partidos de fútbol, conciertos importantes u otros eventos de la competencia o de mayor relevancia).

3. Elige un buen equipo de organización 💪

Si algo está claro es que, por muy buena o eficiente que pueda ser una persona, ningún evento se organiza en solitario. Para que salga bien deberemos reunir a un equipo eficiente, dedicado y motivado con el evento y su causa, formado por integrantes que dispongan de largos períodos de tiempo (3 horas o más) parea dedicar íntegramente a la organización y preparación del evento.

La diligencia y profesionalidad serán valores claves que deberán tener todos los integrantes del equipo, así como resiliencia y la capacidad de asumir una jerarquía de mandatos y tareas.

Para organizar al equipo, deberemos conocernos a nosotros mismos y a los integrantes del mismo para así asignar, de manera justa y equitativa, labores clave que coincidan con los puntos fuertes de cada persona. Entre las tareas más comunes están: comunicación, selección de personal/azafatos, gestión de invitados y gestión de patrocinadores. Parecen tareas sencillas, pero no lo son en absoluto, por lo que asumir más de dos no es nada recomendable. Todas requieren de continua comunicación entre todos los miembros del equipo, por lo que utilizar herramientas como Slack o Trello facilitarán mucho el proceso.

Consejo: haz sentir tan importante como tú a cada integrante del equipo y dales el mérito que merecen antes, durante y después de la celebración del evento. Premia la proactividad de cada individuo.

4. Selecciona patrocinadores fuertes y duraderos 🤝

Los patrocinadores son el engrasante que garantizará y optimizará el funcionamiento del motor principal de nuestro evento. Aportan, normalmente, dinero o parte de sus productos, los cuales son de gran utilidad para atraer más asistentes y mejorar nuestras relaciones corporativas.

Los patrocinadores deben tener la importancia y visibilidad que merecen en base a su aportación, de hecho, siempre será mejor ceder algo más de lo normal en las primeras relaciones para afianzar una fuerte relación empresarial y de patrocinio que nos beneficiará en futuros eventos (donde podremos ser nosotros quienes más apretamos el lazo al tener más aistentes y más patrocinadores).

Una buena oferta inicial para patrocinadores es incluir sus logotipos en todos los materiales de comunicación y marketing del evento, en el auditorio del mismo e, incluso, incluir el nombre de la empresa patrocinadora en el nombre del evento. El límite lo pondremos siempre nosotros, y aunque anteriormente he dicho que hay que ceder en las primeras negociaciones, esto no significa hacerle el trabajo a otra marca, por lo que también deberemos mantener el talante y las formas para decir no a oferta invasivas y proponer un plan mejor.

5. Invierte y difunde 🚀

Una vez realizados todos los pasos anteriores, llega la etapa más difícil: dar a conocer el evento. En esta última parte el estrés, la ansiedad y la incertidumbre nos jugarán muy malas pasadas y será aquí donde la profesionalidad, unidad y motivación del equipo saldrán a la luz para mantenerlo unido y solventar los conflictos de última hora que, seguro, irán surgiendo.

Gastos, sorpresas y contratiempos de última hora deberán ser asumidos con rapidez, por lo que siempre es aconsejable asignar una no tan pequeña parte del presupuesto al «por si acaso».

Puesto que ya conocemos a nuestro asistente objetivo, deberemos poner en marcha campañas de marketing y difusión a través de redes sociales y canales POEM con, al menos, 15 días de antelación. El número de acciones a llevar a cabo dependerán proporcionalmente de la importancia, volumen y presupuesto del evento, aunque con una estrategia omnicanal que garantice 2-3 contactos al día por redes sociales y 2-3 a la semana por e-mail marketing (salvo la última semana, donde todos deben incrementarse) sería suficiente.

Una vez superados estos pasos, solo nos queda celebrar el evento y no relajarnos en ningún momento, pues incluso durante la celebración del mismo pueden surgir contratiempos que deberemos solventar ágilmente. Es muy recomendable que, uno o dos días después del evento, contactemos de nuevo con asistentes y patrocinadores para que nos den su opinión y nos aporten sugerencias para aprender y mejorar en futuros eventos. A fin de cuentas, el contacto clave es siempre el que se produce el día ates y el día después del evento.